Битрикс24 выпустил в Маркете приложение на основе нашего решения для АХО

29 сентября в Битрикс24 Маркете появилось приложение «Заявки в АХО». Его издатель — сам Битрикс24, а в основу лёг модуль для административно-хозяйственного отдела, который собрали мы. На странице приложения Мейнсофт указан партнёром, при поддержке которого сделано решение.

Для нас это хороший знак. Вендор посмотрел на решение, собранное на штатных механизмах портала, и счёл его достаточно общим, чтобы раздавать всем клиентам.

Какую задачу решает

Почти в любой компании хозяйственные просьбы живут в мессенджере. Сотрудник пишет «нужен второй монитор», «сломалось кресло», «закончились картриджи» — или просто ловит завхоза в коридоре. Дальше начинается туман:

• кто взял просьбу и взял ли вообще;
• когда её сделают;
• где сейчас ноутбук, который выдали полгода назад, и за кем он числится.

Реестр техники обычно ведут в таблице. Она живёт до первого «забыл дописать», а потом расходится с реальностью.

Что внутри приложения

Рабочее место отдела. Сотрудник подаёт заявку прямо из портала, АХО ведёт её по регламенту. Технику учитывают в отдельном реестре, а не в почте и таблицах на диске.

Пять видов заявок, у каждой свой маршрут:

• выдача оборудования;
• перемещение оборудования;
• ремонт и обслуживание;
• заявка в ИТ;
• закупка.

У каждого маршрута свои завершающие стадии. Отклонить заявку можно только с указанием причины.

Реестр оборудования. В карточке — инвентарный и серийный номер, владелец, место, дата постановки на учёт и QR-код. Состояния: на складе, выдано, в ремонте, в перемещении, списано, утрачено.

Автоматика, которая снимает ручную работу:

• заявка сама уходит по нужному маршруту;
• без согласующего и исполнителя её дальше не пропустит;
• исполнителю ставится задача;
• работу принимает сам заявитель;
• ремонт при необходимости превращается в закупку;
• карточка оборудования обновляется вслед за заявкой: закрыли выдачу — техника уже закреплена за сотрудником.

Стадии и поля меняются под свой регламент штатными средствами, без программиста.

С чего всё начиналось

Модуль АХО мы собирали как цифровое рабочее место «Отдел АХО» в Битрикс24. Два смарт-процесса — «Заявки» и «Реестр оборудования» — и штатные бизнес-процессы между ними. Ни отдельной системы, ни своего сервера, ни кода на портале.

Именно это, на наш взгляд, и сделало решение тиражируемым. Всё, что в нём есть, клиент видит и может поменять сам в привычных настройках портала. Подробно наш вариант модуля описан на странице «АХО в Битрикс24: заявки и реестр оборудования».

Что учесть перед установкой

Приложение бесплатное, но доступно только клиентам на тарифе «Энтерпрайз» — так указано на странице приложения в Маркете.

Если у вас тариф ниже, это не повод отказываться от решения. Такое же рабочее место АХО мы соберём на вашем портале: заявки по маршрутам, реестр техники и автоматику между ними.

Готовое приложение — хорошая отправная точка, но у каждой компании свой регламент. Кто согласует выдачу техники, нужна ли подпись материально ответственного лица, как АХО делит работу с ИТ-отделом — это решается при настройке.

Чем мы поможем

• АХО на тарифах ниже «Энтерпрайз». Приложение из Маркета вам недоступно — развернём такое же решение на вашем тарифе.
• Установка и настройка под регламент. Разберём ваши направления заявок и согласования, переложим их на маршруты приложения.
• Перенос реестра. Заведём технику из таблицы в реестр с номерами и закреплением за сотрудниками.
• Связь с остальным порталом. Подключим закупки, ИТ и другие отделы, которые уже работают в Битрикс24.
• Следующие шаги. Инвентаризация, ремонт с подрядчиками, обходной лист при увольнении — это следующие модули в наших планах, соберём их под вашу задачу.

Если заявки в АХО у вас до сих пор ходят через мессенджер — напишите нам, покажем решение на демостенде и прикинем, что нужно подстроить под вас.