Бюджет в момент согласования: как документооборот агрохолдинга стал финансовым приложением

Договор приходит на согласование к финансовому директору. Документ оформлен правильно, контрагент знакомый, сумма разумная. Но на главный вопрос этот экран не отвечает: сколько по этой статье уже потрачено в этом месяце и не выйдем ли мы за бюджет, если подпишем.

Так было у одного из наших клиентов, крупного агрохолдинга. Договоры и заявки на оплату давно шли по маршрутам согласования в Битрикс24. Мы сами настраивали этот документооборот на смарт-процессах. Бюджет при этом жил отдельно, и сверять его с документами приходилось вручную.

Кейс опубликован в партнёрском каталоге Битрикс24: «Как контролировать бюджет при согласовании платежей с помощью Битрикс24 Вайбкод». Здесь расскажем, как это устроено и почему мы решали задачу внутри портала, а не в BI.

Почему не BI

Клиенту понадобилось управлять бюджетом движения денежных средств: раскладывать расходы по статьям и проектам, держать лимиты, получать финансовые отчёты. Самый очевидный путь — выгрузить данные в BI-систему и строить отчёты там.

Этот путь отвергли. Люди согласуют документы в Битрикс24, и бюджет им нужен там же, в момент решения. Отчёт в соседней системе на следующий день не поможет остановить лишний платёж сегодня.

Что сделали

За несколько дней мы собрали на Битрикс24 Вайбкод приложение, которое связывает договоры, заявки на оплату и платежи с бюджетом. Данные остались в смарт-процессах портала, отдельную базу заводить не пришлось.

Подробного технического задания на каждый экран мы не писали. Вайбкоду дали доступ к работающему решению, попросили изучить его и перечислили новые запросы клиента. Из предложенных вариантов собрали макет, из макета — рабочую версию.

Справочники под холдинг

В холдинг входит несколько юридических лиц, поэтому платёж нельзя рассматривать без компании, проекта и источника финансирования. В приложении связаны юрлица, 39 статей ДДС, группы финансового учёта, источники финансирования, внутренние проекты и отметки о контрагентах.

Проекты группируют расходы внутри юрлица: например, по отдельному направлению или по стройке. Отметки о контрагентах — рабочая память компании. Если организация долго не отдаёт закрывающие документы, это будет видно при согласовании её следующего договора.

Контроль лимитов в трёх режимах

Когда договор или заявка проходит согласование, сумма попадает в бюджет нужного месяца. Финансовый директор видит по каждой статье лимит, согласованные и фактические расходы. Лимиты задаются по месяцам. Неиспользованный остаток можно переносить на следующий месяц, а можно и не переносить.

Режим контроля выбирается для каждой статьи отдельно:

• Общий лимит показывает границу, но процесс не останавливает.
• Жёсткий лимит не пропускает документ дальше. Если по статье уже согласовано 7,5 млн рублей, новый расход сверх лимита не пройдёт.
• Лимит с уведомлением пропускает документ, но предупреждает ответственных о превышении.

Одни расходы компания ограничивает жёстко, для других оставляет свободу.

Бюджет в течение периода меняется, и корректировку финансовый директор вносит прямо в приложении. Каждое изменение сохраняется с основанием, датой и автором. Через полгода можно восстановить, почему лимит стал другим.

Согласование без лишних переходов

У части сотрудников одновременно висит по 40–50 заданий. В таком потоке легко потерять документ, который открыл и не закончил. Приложение раскладывает задания на просроченные, на сегодня и уже просмотренные. Цветовой индикатор показывает, сколько документ стоит на согласовании.

В задании сразу видны связанные сведения: данные договора, юрлицо, отметки о контрагенте. Раньше за ними приходилось ходить по карточкам.

Ещё одна мелочь из практики. Если договор дошёл до финансового директора с незаполненным второстепенным полем, возвращать его на прошлый этап неудобно. По просьбе финансового директора в задание добавили кнопку редактирования: он дополняет данные на ходу, изменения сохраняются в карточке. Право на такую правку выдаётся отдельно.

Поле, которого нет в штатной форме

Штатная форма Битрикс24 не умеет показывать в третьем поле только варианты, подходящие сразу под два выбранных значения. А при создании заявки на оплату это нужно. Сотрудник выбирает два юрлица и видит только договоры между ними. Весь реестр листать не нужно, и шанс привязать заявку не к тому договору ниже.

Отчёты в том же окне

Финансовые отчёты встроены в то же приложение: договоры на согласовании, документы, застрявшие на этапах, расходы по статьям ДДС и проектам, показатели по юрлицам и контрагентам. Последним по просьбе финансового директора появился отчёт о дисциплине заполнения: от полноты карточек зависит точность всех остальных цифр.

Что получилось

Документооборот, который отвечал только за согласование, стал финансовым приложением. В нём договоры и заявки создаются и согласуются, бюджет ведётся по статьям и проектам, превышение жёсткого лимита останавливает документ, а история корректировок и отчёты доступны в том же интерфейсе.

Что из этого следует

Бюджет полезен там, где принимают решение. Пока лимит живёт в отдельной таблице или BI, он фиксирует перерасход после факта. Встроенный в согласование, он его предотвращает.

Хорошая основа окупается дважды. Приложение за несколько дней получилось потому, что документооборот уже был аккуратно собран на смарт-процессах. Вайбкод ускорил сборку интерфейса и логики, но модель данных и маршруты задавали люди.

Жёсткость — настройка, а не принцип. Три режима лимита сняли спор «блокировать или доверять»: для каждой статьи компания решает сама.

Если у вас согласование уже в Битрикс24, а бюджет живёт отдельно, — напишите нам, разберём вашу схему.