Когда компания "Карате-Суши" обратилась к нам с просьбой автоматизировать работу с заявками на обслуживание и ремонт оборудования в кафе, их процесс был далек от идеала. Заявки поступали в разных мессенджерах 📱, и управляющие торговыми точками не могли отслеживать эффективность работы отдела АХО. Все было разрозненно, что приводило к ошибкам и задержкам. Компания искала решение для улучшения своей работы и повышения прозрачности процессов.

Задача 🎯

Основной задачей было создание прозрачного и четко организованного алгоритма работы с заявками. Компания нуждалась в системе, которая упростила бы процесс обработки заявок, повысила эффективность и ускорила выполнение ремонтов. Нужно было наладить единый канал для сбора заявок и обеспечить их автоматическую обработку.

Решение 💡

Мы предложили интеграцию с Битрикс24, которая позволила настроить две воронки работы с заявками. Система была настроена так, чтобы при поступлении заявки на обслуживание от управляющего торговой точки начинался автоматический процесс обработки, с контролем сроков и напоминаниями для ответственного. Заявки не терялись, все было структурировано и доступно в одном месте.

Одним из ключевых элементов стало добавление функционала для создания связанных заявок на закупку нового оборудования или запасных частей. Эти заявки автоматически попадали на согласование операционному директору, который принимал решение о сроках оплаты и закупки.

Когда оборудование поступало в кафе, система автоматически ставила задачу на управляющего торговой точкой — тот должен был принять товар и выполнить фотоотчет 📸. Затем, после завершения ремонта, управляющий обязан был либо принять выполненные работы, либо отправить их на доработку. Все этапы работы фиксировались в системе, а процесс стал прозрачным и понятным для всех участников.

Результаты 🌟

С внедрением системы в Битрикс24 хаос исчез. Теперь заявки поступали в единую систему, и все действия по ним отслеживались и контролировались. Это позволило значительно увеличить эффективность работы отдела АХО, сократить время на обработку заявок и ускорить процесс выполнения ремонтов.

Управляющие торговыми точками были в восторге от новой системы. Простота и прозрачность процесса позволили им сосредоточиться на своих обязанностях, не беспокоясь о том, чтобы следить за тем, что происходит с заявками. Они получали четкие указания и напоминания, что устранило путаницу и улучшило взаимодействие между подразделениями компании.

Вывод 🚀

Процесс работы с заявками на обслуживание и ремонт в "Карате-Суши" стал максимально прозрачным и структурированным. Внедрение автоматизации с помощью Битрикс24 позволило ускорить все процессы, повысить их эффективность и минимизировать количество ошибок. Этот кейс — наглядный пример того, как современные технологии могут помочь компании улучшить внутренние процессы и повысить удовлетворенность сотрудников.